会議のコラム 1ページ目
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ビジネスパーソンであれば、会議の進行役を任されることがあるでしょう。しかし実際に進行を任されると、「何から準備すればよいのか」「会議当日はどう進めたらよいのか」と不安になる方も多いのではないでしょうか。 会議を円滑に進めるためには、進行役として押さえておくべきポイントが数多くあります。本記事では、会議の進行役が担うべき役割や進行手順、会議進行の成功のコツをわかりやすく解説します。 会議の進行役の役割とは？ 会議の進行役は会議全体をまとめる調整役を務めます。会議中は公平性を保ち、参加者の発言機会を均等に配分したり、議論が特定の方向に偏らないよう配慮します。 ここでは進行役が果たすべき役割について詳しく見ていきましょう。 会議の流れをコントロールする 進行役の重要な役割のひとつが、会議全体の時間管理です。限られた時間の中で確実に成果を出すためには、時間配分を意識した会議進行が欠かせません。 会議では複数の議題を扱うことが多いため、それぞれにどの程度の時間を割り当てるかを事前に決めておきましょう。序盤の議題に時間をかけすぎると、重要な決定事項が十分に検討できないまま会議が終了してしまう可能性があります。 進行役は常に時間を意識し、議論の進捗状況を把握しながら適切なタイミングで次の議題に促すことが大切です。 参加者から発言を積極的に引き出す 会議を活発にするには、参加者から意見を引き出すことが大切です。ところが、多くの人は発言に消極的になりやすいため、進行役が話しやすい環境を整える必要があります。 会議の導入部分でアイスブレイクを取り入れるのもひとつの方法です。簡単な自己紹介やちょっとした会話を通じて参加者の緊張をほぐし、自然に発言できる雰囲気を作ります。 さらに重要なのが、進行役の聞く姿勢です。参加者が「自分の意見がしっかりと理解されている」と実感できるよう、発言者の方に体を向け、しっかりとアイコンタクトを取りながら話を聞きます。適切なタイミングでうなづきや相づちを入れ、発言の内容を要約して「つまり○○ということですね」と理解を示すことで、参加者は安心して意見を述べやすくなります。 参加者全員の合意を図る 進行役の重要な役割のひとつが、参加者全員の合意を図ることです。これは単に多数決で決めたり、反対意見を押し切ったりすることではありません。 会議で合意を図るには、賛成意見だけでなく、反対意見や別の角度からの提案も積極的に引き出し、ホワイトボードなどに書き出して全員が見えるようにします。こうしてさまざまな意見を整理することで、「なぜその結論に至ったのか」という判断の根拠を参加者全員で共有できるようになります。 会議の最後には決定事項を実現するために「誰が何をいつまでにやるのか」を明確にします。 会議を円滑に進行する6ステップ 会議を円滑に進めるには、当日の会議進行だけではなく、事前準備や会議後のフォローも大切です。ここでは、効果的な会議運営のための6つのステップを順を追って解説します。 1. 目的・議題・ゴールを決定 会議の目的を明確にすることが重要です。たとえば、「新商品の販売戦略について情報を共有する」「売上低下の原因を解明する」など、会議で何を達成したいのかを具体的に示します。 次に議題を具体的に設定します。参加者が会議に招集された理由や会議で求められていることを理解できるよう、できるだけ詳細に伝えることが大切です。 最後に会議のゴールを決めます。「売上向上のための施策を3つ決める」や、「予算削減案を1つ選定する」といった具体的な目標を設定することで、会議のアウトプットが明確になります。 2. 日程調整と会議室の予約 目的や議題、ゴールが決まったら、会議日程を調整しましょう。参加者をリストアップし、会議の候補日時を複数設定します。 参加者へ候補日時を連絡し、各候補日の参加可否を回答してもらいます。全員の出席が難しい場合は、会議進行に欠かせないキーパーソンの都合を優先して開催日を決定することが望ましいでしょう。 会議の開催日時が決まったら、会議室を予約しましょう。参加人数に応じた規模の会場を準備します。会議室だけではなく、プロジェクターやマイクなどの用意、電源確保、座席配置などの準備も忘れないようにしましょう。 3. 会議進行の台本作成 会議進行の台本があれば、当日スムーズに進行できます。台本では進行役が各場面で何を言うべきかを具体的に記載しておきます。 完璧な原稿を用意する必要はありませんが、挨拶の例文や議題の要点、参加者への質問例、発言を促すタイミングなどを整理しておきましょう。 4. 進行のシミュレーション 会議当日に備えて、事前にシミュレーションを行っておきましょう。まず挨拶文や進行文を声に出して読む練習をします。黙読では気付かない言いにくい表現を発見でき、当日の言い間違いを防げます。 会議の時間配分も確認しましょう。各議題の開始・終了予定時刻を台本にメモしておくことで、議論が長引いた際に自然に時間調整ができるようになります。 また、会議室のレイアウトや機材の操作確認も重要です。プロジェクターやマイクなどの操作方法を事前にチェックしておきましょう。参加者の座席配置と名前も確認し、当日スムーズに案内できるよう準備します。 5. 当日の円滑な会議進行 会議当日は、準備した台本をもとに進行します。会議開始前には参加者への挨拶と出席確認を行い、会議の目的とゴールをあらためて参加者に伝えましょう。 進行中は準備した台本を活用しつつ、参加者の様子を観察して適切な対応を心がけます。意見交換ではさまざまな視点を引き出すよう配慮しましょう。議論が活発になった場合は、異なる意見を整理して共通点や相違点を明確にし、参加者が納得できる結論を導きます。各議題の終了時には主要なポイントをまとめ、参加者の理解を確認してから次の議題に移ります。 6. 議事録の作成と共有 議事録の作成と共有も進行役が関わる場合があります。議事録作成は必ずしも進行役の役割ではありませんが、会議の流れを理解している場合は、進行役が作成に協力したり、内容確認を行ったりすることがあります。 会議での発言や話し合いの内容を記録したメモから、重要なポイントを抽出して正式な議事録として文書化します。決定事項や今後のアクションを明確に記録し、参加者の認識のずれを防ぐことが重要です。 議事録は参加者以外の関係者にも配布されることもあるため、会議に参加していない人でも理解できるようにまとめましょう。 会議進行を成功させるコツ ここまでで進行の流れを押さえました。次に、実際に進めるうえで役立つコツを紹介します。 会議進行を成果につなげるには、プロセスの理解に加え、進行役としてのスキルや配慮が求められます。そのための実践的なポイントを以下にまとめました。 会場を事前に確認する 特に外部の会場を利用する際は、当日のトラブルを避けるためにも、会場を事前に確認しましょう。 会場の内装やレイアウトを把握し、受付位置や参加者の動線、座席配置について事前にシミュレーションすることで、当日の運営がスムーズになります。 会場の設備面では、必要な機材が揃っているか、インターネット環境が必要な場合は、有線・無線の接続方法も確認しましょう。 時間配分を意識して進行する 会議を効率的に進めるためには、時間配分が大切です。会議開始時には全体のスケジュールと終了時刻を明確に伝え、参加者全員が時間内完了を意識できるようにします。 会議の途中で議論が本題から逸れてしまい、予定どおりに進行できない場合は、発言者への配慮を示しながら本題に戻す必要があります。「ご指摘の点は○○ということで理解しました。それでは元の議題に戻りますが」といった声かけで、相手の意見を受け止めながら進行を立て直しましょう。 参加者全員の意見を公平に扱う 偏った意見のみで結論を出さないように、進行役は参加者の声を公平に扱うよう努めましょう。特定の意見に賛成や反対の姿勢を示さず、各メンバーの意見を引き出す役割に徹します。 議論が対立した際も参加者が安心して発言できる環境づくりに努めます。「発言者への批判禁止」や「話の途中で遮らない」「反対意見には代替案を添える」といった会議参加のルールを設けるのもひとつの方法です。 環境が整った会場で会議進行をスムーズに 会議を円滑に進めるには、進行役のスキルだけではなく、会議室の環境も重要です。参加者が集中して議論に参加できる座席配置や各種機材が整っていることで、進行役は議論の進行に集中できるようになります。 KFC Hall ＆ Roomsは、さまざまな規模の会議に対応できる会議室・ホールを幅広くご用意しております。東京駅・羽田空港からのアクセスも良好で、あらゆるビジネスシーンでご活用いただけます。 会議室のご利用に加えて、プロジェクターやマイクなどの各種備品もリーズナブルな価格でご用意しております。会議室選びでお悩みの方は、まずはお気軽にご相談ください。 KFC Hall ＆ Roomsの貸出備品についてはこちら KFC Hall ＆ Roomsのお問い合わせはこちら

働き方改革の推進により、テレワークやフレックス勤務といった柔軟な働き方が定着しつつあります。働き方の多様化にともない、ビジネスシーンではオンライン会議の活用が急速に広がっています。 オンライン会議を成功させるには、適切な環境選びが重要です。インターネット回線の安定性や防音性、セキュリティ対策など、会議を開催する場所として押さえておきたいポイントがいくつもあります。 本記事では、オンライン会議に適した場所や、快適に会議を行うためのポイントについて詳しく解説します。 オンライン会議におすすめの場所8選 働く場所が多様化するなか、オンライン会議を開催できる場所の選択肢も広がっています。ここでは、オンライン会議におすすめの8つの場所について、それぞれの特徴を詳しくご紹介します。 オフィス 会社員にとって、オフィスはオンライン会議の場として最も安定した環境のひとつです。自社社員のみが利用する空間であるため、機密性やプライバシーがしっかりと守られ、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。 社内の会議室や個室には高速回線や専用モニター、スピーカーフォンなどの設備が整っているケースが多く、音声の途切れや映像の乱れといったトラブルが発生しにくい点も強みです。特に取引先や顧客との重要な商談においては、整った設備と画面に映るオフィスの整然とした背景、雑音のない環境によって、相手方に信頼感を与えられるでしょう。 さらに、オンライン会議終了後にすぐ社内の同僚と対面で打ち合わせや確認を行えるため、情報共有や意思決定をスピーディーに進められる点も大きな魅力です。 自宅 自宅は、自由度の高さが一番の魅力です。自分のペースで空間を整えられるため、リラックスした気持ちでオンライン会議に臨めます。 安定したインターネット回線があれば、業務も支障なく進められるでしょう。ただし、家族の生活音や宅配業者の訪問など、予想外の音が入りやすい点は注意が必要です。 会議前に家族に協力をお願いしたり、バーチャル背景を活用して画面に映る背景を整えたりなど、ちょっとした工夫で十分な会議環境を作ることができます。 貸し会議室・レンタルスペース 貸し会議室やレンタルスペースは、複数人で集まりながら外部の参加者と接続する会議に適しています。営業チーム全員で顧客へのプレゼンを行う場面や、プロジェクトメンバーが集まってリモートの拠点と打ち合わせをする場面など、組織単位での利用に強みがあります。定期的な利用や研修・セミナーといった法人向けの用途にも多く活用されています。 専用スペースならではの防音性があり、会話が外に漏れにくいので、機密性の高いオンライン会議でも安心して進められます。さらに、会場によっては大型モニターやスピーカーフォン、複数人用のマイクが備えられており、人数が多い会議やプレゼンでも声や映像を均一に届けられます。画面共有や資料投影がしやすいのも、自宅やカフェにはない強みです。 また、多くの会場では専用の高速回線を引いているため、大人数で同時に接続しても安定しやすい環境が整っています。特に数時間に及ぶ商談やセミナーでは、接続トラブルの少なさが結果的にオンライン会議の質を左右します。 カフェ カフェは、外出先や外回りの間でも手軽に利用できるため、急なオンライン会議に対応する場面では便利に使えます。 ただし、店内のBGMや周囲の会話によって音声が聞き取りにくくなることがあります。さらに、公共の場という性質上、機密性の高い内容や重要な商談には不向きです。混雑時にはWi-Fiが不安定になったり、電源が確保できないケースも少なくありません。そのため、安定した通信が必要な場合はモバイルルーターや予備バッテリーを用意しておくと安心です。 カフェでのオンライン会議は、取引先との商談や機密性の高い打ち合わせではなく、社内メンバーとの進捗確認や情報共有といった短時間のやり取りに向いています。 カラオケボックス カラオケボックスは、意外にもオンライン会議の場所として注目されています。防音性の高い個室が用意されているため、周囲の雑音を気にせず静かな環境で会議に集中できます。完全個室であることから、他の利用者に会話内容を聞かれる心配もありません。 広めの部屋を選べば、複数人でのオンライン会議にも対応でき、資料を広げやすい点もメリットです。最近では、テレワーク向けのプランを用意している店舗も増えており、外出先での急な会議や長時間の利用にも適しています。 ただし、オンライン会議はもともとの用途ではないため、通信回線が高速で安定しているとは限りません。また、内装や照明が画面に映るとカジュアルな印象になりやすい点にも注意が必要です。 インターネットカフェ インターネットカフェは、個室や半個室を利用して比較的プライベートな空間でオンライン会議ができる場所です。24時間営業の店舗が多く、早朝や深夜でも柔軟に利用できる点が大きな魅力です。 一方で、通常のブースでは会話が禁止されているケースもあるため、オンライン会議を前提とするなら「声出しOK」や「テレワーク対応」と明示された個室を選ぶ必要があります。防音性は限定的で、隣室の物音が気になる場合もあるため、重要度の高い会議には不向きです。 また、店舗のパソコンを利用する場合は、保存データや通信経路のセキュリティに注意が必要です。できるだけ自分のパソコンやポケットWi-Fiを持ち込む方が安心でしょう。 コワーキングスペース コワーキングスペースは、個室や会議室、オープンスペースなどさまざまな作業環境が用意されています。高速Wi-Fiや電源、プリンターなどの設備が充実しており、ビジネスパーソンやフリーランスが集まる場として人気があります。 個室やブースを利用すれば落ち着いた環境で会議に集中できますが、オープンスペースでは周囲の会話や雑音が気になることもあります。声を出してのオンライン会議を想定するなら、専用の会議室を予約する方が安心です。 料金体系は月額制・時間制（ドロップイン）など施設によって異なるため、利用頻度や働き方に合わせて選択できます。 オンライン会議ブース オンライン会議ブースは、パーティションやドアで仕切られた半個室や完全個室のスペースで、主に1人から少人数での利用を想定して設計されています。駅構内やオフィスビル、商業施設などに設置されており、外出先でも手軽に利用できるのが特徴です。 内部は防音仕様になっており、周囲の音を気にせずに会議に集中できます。Wi-Fiや電源のほか、マイクやカメラなど会議に必要な機材が備わっているケースもあり、クリアな音声と映像でやり取りが可能です。時間単位で利用できるため、外出先での急なオンライン会議にも便利です。 オンライン会議の場所選びのポイント オンライン会議を成功させるには、単に「静かで便利な場所」を選ぶだけでは不十分です。以下のポイントを押さえておくと、会議の質や信頼性が大きく変わります。 安定したネット環境が整っている オンライン会議では、通信の途切れや遅延が最も大きなリスクのひとつです。重要な商談やプレゼン中に映像や音声が止まれば、議論が進まないだけでなく、相手に不安を与えてしまいます。 特に大人数が参加する会議や、資料共有・画面共有を頻繁に行う場合は、安定した回線が欠かせません。自宅のWi-Fiが不安定な場合や、カフェなどの公共Wi-Fiは速度低下や切断のリスクが高いため、専用回線が用意された貸し会議室やコワーキングスペースを選ぶ方が確実です。 他人の目や声を気にせず集中できる 周囲の雑音や視線があると、集中力が削がれたり、言いたいことを遠慮してしまう場面が出てきます。公共の場では、社外秘の情報が聞かれてしまうリスクも見過ごせません。 貸し会議室やオンライン会議ブース、カラオケボックスのように防音性が高い個室を利用すれば、こうした不安を解消できます。特に1対1の面談や機密性の高い会議では、外部の干渉を完全に遮断できる環境が不可欠です。 セキュリティ対策が徹底されている 機密情報や個人データを扱う会議では、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策の徹底が欠かせません。公共Wi-Fiは暗号化が不十分で第三者による盗聴や不正アクセスのリスクがあるため、社外との商談や契約交渉で顧客情報を共有する際は、暗号化されたネットワークやVPNが利用できる通信環境を選ぶことが大切です。 また、通信環境だけでなく、利用するパソコンやソフトの更新、ウイルス対策も重要です。会議に使用するパソコンのウイルス対策ソフトを最新の状態に保ち、情報漏えいリスクを最小限に抑えましょう。 トラブル時もサポートが受けられる オンライン会議を安心して進めるには、サポート体制が整っている場所を選ぶことが大切です。万が一、不具合が発生しても対応してもらえる環境なら、利用者は安心して会議に集中できます。 貸し会議室やスタッフ常駐型のコワーキングスペースなどでは、サポートが用意されていることも多く、安心感を持って利用できる点が魅力です。 東京・両国でオンライン会議をするならKFC Hall ＆ Roomsがおすすめ 外出先や自宅以外でオンライン会議を行う場合には、KFC Hall ＆ Roomsが最適です。都心の駅近でアクセスしやすく、高速インターネット回線や各種会議室、プロ仕様の機材を用意しています。ご希望に合わせて、配信専門スタッフの手配も可能です。 貸出備品についてはこちら また、他の会場のインターネット使用状況に左右されることのない専用回線を単独で利用できる「NURO Biz 単独回線プラン」もご用意しています。 NURO Biz 単独回線プランはこちら 静かで落ち着いた環境のもと、安心して会議や商談に集中していただけます。より快適な環境でオンライン会議を実施したい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。 KFC Hall ＆ Roomsのお問い合わせはこちら