学会・シンポジウム

HOME
会場活用術
学会・シンポジウム

3つのチェックポイント

貸し会議室・貸しホールが学会やシンポジウム会場に最適な理由

あらゆる分野において日々、学会・シンポジウムが様々な規模で行われています。学会・シンポジウムを行うには、講演者控室や映像準備室・分科会会場など様々な広さの会議室を用意する必要があります。また、近年は国際的な規模で開催されるイベントも多くなってきており、海外からの参加者のために同時通訳システムの用意や個々の事情に合わせたケータリングの用意、そして宿泊の手配など多岐にわたる細かい対応が求められます。これらの準備をイベント主催者だけでおこなおうとすると大変な時間と労力が必要になってきます。

そこでご活用頂きたいのが“貸し会議室・貸しホール”です。都度、規模に合わせて会場の広さを選べますし、ホワイトボードやプロジェクター等の基本的な備品はもちろんのこと、通訳ブースの様な特殊機材のレンタルもできます。また、宿泊手配も会場や備品と一緒に申し込めるところもあるので、主催者の方はイベントに集中して取り組むことができるでしょう。それでは、貸し会議室・貸しホールを学会・シンポジウムの会場として借りる際のポイントを以下にご紹介します。

1特殊機材のレンタル

特殊な機材が揃えられるか

国際的な学会・シンポジウムでは海外から参加者がいらっしゃるケースも珍しくはありません。そのような国際的な場において、スムーズな運営を行うためには、言語の壁を越えたコミュニケーションをリアルタイムで行えるようにする必要があります。そこで求められるのが同時通訳ブースの設置です。さまざまな国から訪れた方々とトラブルなくコミュニケーションを図るためには通訳ブースの手配を行ってくれる会場であることが重要です。さらに通訳者の手配まで同じ会場に依頼できれば安心です。

学会・シンポジウムに必要な機材を一括レンタル

当貸し会議室では、ホワイトボードやプロジェクター・スクリーンなどの基本的な備品はもちろんのこと、同時通訳ブース等の特殊機材のレンタル・通訳者の手配も承っております。また、これらの費用のお支払いは備品・その他ケータリング代などと一括することが可能です。お申込みからお支払までワンストップで専任の担当者が承り、お客様がイベント本番に向けて注力できるよう、全力でサポートいたします。

同時通訳ブースの設置も通訳者の手配もお任せください。

備品のレンタルだけでなく、通訳者や司会者の手配も承ります。

お客様専任の担当がお申込みからお支払までワンストップでサポート。

2ホテルへの移動距離

宿泊場所の分かり易さ

国内外から人が集まる学会・シンポジウムにおいて宿泊はつきもの。イベントで疲れた後に荷物を持ってホテルへ移動するのは一苦労。初めて訪れる場所であればなおのこと、地図やスマートフォンを片手にホテルを目指すのは大変です。参加者からすれば、開催場所と宿泊場所が隣り合わせてあることがベストです。しかし、担当者のみで会場の手配だけでなく宿泊場所を考えて手配まで行うとなると個々人に対応しなければならず、業務負担は一気に増えイベント開催に注力する事が難しくなってきます。

ホテル併設で移動がスムーズ

当貸し会議室では、館内に阪急阪神第一ホテルグループの第一ホテル両国があり、学会・シンポジウム終了後のお部屋への移動がスムーズで大変便利。当会場経由にて宿泊のご予約を頂ければ、さらに、当日はフロントに行かなくても10階ホール管理室でカードキーを受け取り、そのままお部屋へご移動する事も可能です。（事前にお申し出ください。）宿泊費のご請求を会場費や備品代などと纏めてお支払する事もできます。是非、当貸し会議室の宿泊手配サービスをご利用ください。ご予約からお支払いまでワンストップで対応し、お客様の業務負担を軽減致します。

当会場と第一ホテルは同じビル内。催事後の移動が大変スムーズです。

事前にお申し出いただければチェックイン不要で、そのままお部屋へ。

ホテルの朝食でエネルギーチャージ。イベントに向けて体調は準備万端。

3ケータリングの種類

ケータリングの活用場面

学会・シンポジウムでのケータリングと言われ思いつくのは、イベント終了後の懇親会ではないでしょうか。実はそれ以外にもケータリングが利用される場面が多々あります。例えば、モーニングセミナーやランチョンセミナー、そしてプログラム途中での休憩時間などです。このように学会・シンポジウムを開催するとき、ケータリングは欠かすことのできない大事な存在なのです。開会から閉会まで様々なプログラムでスケジュールが埋まっている学会では、発表会の合間にリラックスしたり、次の会へむけて気分転換したりするための場としてドリンクのケータリングは欠かせません。更にクッキー・チョコレートなど手軽に楽しめるスナックを用意しておくとより効果的です。また、来賓向けのフルサービスのドリンクサービスを活用するのもよいでしょう。

セルフ/フルサービス

当貸し会議室では、セルフのドリンクサービスとフルサポートのドリンクサービスをご用意しております。セルフサービスは、厳選した豆を使用したコーヒーや紅茶などのホットメニューと共にオレンジジュースやミネラルウォーターなどのアイスメニューも豊富にご用意しております。他にも急須が付いたお茶セットや水差しのセットなどをご用意しておりますので、ご来賓の方々に合わせてご利用ください。手軽に楽しめるクッキーやチョコレートなどのスナックもリーズナブルな価格でご用意しておりますので、是非、様々な場面でご活用下さい。