株主総会・講演会

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会場活用術
株主総会・講演会

3つのチェックポイント

貸し会議室・貸しホールで株主総会・講演会を行うメリット

企業にとって大切なイベントである株主総会、著名な方を招き特定のテーマに沿って話をする講演会、どれも外部のお客様を相手に失敗が許されない大変重要なイベントであり、主催する担当者の方にとって企画準備から催事終了まで気が抜けないのではないでしょうか。株主総会は近年、NISAやiDeCoの影響により個人株主が増えており株主数が増加する一方で、コスト削減でお土産廃止等による出席者減少など、年度によって株主総会の出席者数が読めない傾向にあります。講演会は医療から経済・ライフスタイルとテーマは多岐にわたり、関係者を相手にしたものから一般の人に向けたものまで様々です。イベントに必要な広さは毎年同じとは限りませんし、プレゼンテーションの仕方も変化していきます。

そこでご活用頂きたいのが“貸し会議室・貸しホール”です。都度、規模に合わせて会場の広さを選べますし、マイクやプロジェクター等の音響・映像機器などの機材や、演台・司会台といった様々な種類の什器を必要な数だけ借りることができ、自前で用意するコスト削減に繋がります。それでは株主総会・講演会で貸し会議室・貸しホールを借りる際のポイントを以下にご紹介します。

1事前準備

必要な機材・什器の種類も様々

借りる会場と共に大事なポイントとして催事で使用する機材や什器の数・仕様は出席人数によって必要となる数も異なりますし、種類も会場の広さにあわせて検討が必要です。関係者のスケジュール調整や当日の進捗管理などで忙しい中、機材や什器の数・仕様といった細かい点に至るまで検討しなければならないのは、担当者にとっては大きな負担となります。

豊富なラインナップをご用意

当貸し会議室・貸しホールでは、これまで様々な株主総会・講演会をサポートしてきた経験から専任のコーディネーターがお客様の催事規模やテーマに合わせて最適な備品の種類・数をご提案いたします。マイクやプロジェクターなどの基本的な備品だけでなく、司会台や名札に至るまで様々な備品を大変リーズナブルな価格で取り揃え、お客様の株主総会・講演会をコスト面でもサポートいたします。ホームページ上に無い備品でも手配を承りますのでお気軽にご相談下さい。

当会場では、パネルディスカッション時に便利なハイチェアもご用意。

当会場では、プレゼンポインターといった小型機器もございます。

当会場では、上位機種も大変リーズナブルな価格でご提供。

2アクセスの良さ

場所の分かりやすさ

外部で会場を借りて株主総会や講演会を行う際、主催者側はもとより、株主の方や参加者の方々にとっても分かりやすい場所にあることが一番です。不特定多数の方が来場される場合に、会場までの道順がシンプルであれば誘導人員も少なくて済みますし、万が一、迷われたお客様がいても会場までの案内に戸惑うこともありません。また、会場までの乗換が少なく済むことも参加率のアップに繋がります。

駅出入口徒歩0分

当貸し会議室・貸しホールは、都営大江戸線の両国駅の出入口が敷地内にあり、迷うことなく会場にアクセスする事ができます。また、JR中央・総武線の両国駅からも徒歩7分と近い上、駅のホームから当会場のあるビルがはっきりと見え、非常に分かりやすい場所に位置しています。
東京駅や羽田空港からのアクセスも乗換1回で済むので、近郊だけでなく全国からご参加される方々にも分かりやすく大変便利な会場立地です。

都営大江戸線の両国駅A1出口。後ろのビルが当会場のあるKFCビル。

JR中央・総武線の両国駅のホームから当会場のあるKFCビルが見えます。

東京駅・羽田/成田空港からのアクセスもよく、遠方からのご参加も安心。

3付属施設の充実度

メイン会場以外の施設の重要性

株主総会や講演会を開く際に、メイン会場の選定ばかりに目がいきがちですが、出席する役員や講演者の方々の控室が整っているかも重要なポイントです。例えば、付属の控室が無い会場だった場合、別途隣接した部屋を確保するか、諦めて他の会場を検討しなければなりません。また、メイン会場までの動線を確認しておく必要もあります。株主総会の役員と株主が移動中に接触するような動線では困りますし、講演者と参加者の動線も分けて考えるのが一般的です。下見の際には、これらのポイントをしっかりと確認しておきましょう。

控室完備・その他施設も充実

当貸しホールには、各会場に必ず控室が付属しております。また、貸し会議室でも大会議室に隣接して控室やミーティングスペースとしても使える小会議室がありリーズナブルな価格でご利用いただけます。また、ホールへの動線はエスカレーターやオフィス用エレベーターとは別に人荷用のエレベーターがあり、主催者側と参加者側とで動線を分けることが可能です。