コラム
Column

社内研修やチームビルディング、教育現場でのワークショップ運営では、参加者が満足できる場作りが運営担当者の大切な役割です。参加者が積極的に取り組める環境を整えることで、ワークショップから得られる学びを最大化できます。

この記事では、ワークショップの進行手順、よくある進行トラブルと解決策、小規模から大規模まで対応する会場選びのコツを解説します。

ワークショップとは？

ワークショップとは、研修や教育の文脈では「体験を通じたグループ型の学び」を指します。セミナーのように講師の話を一方的に聞く受け身になりがちな場とは異なり、与えられたテーマに対して参加者が主体となって体験しながら学びます。

具体的には、小グループで課題に向き合い、試行錯誤を重ねる中で理解を深め、実際の行動に結びつけていきます。自分たちで考え抜いた解決策を生み出すことで、当事者意識や達成感、相互からの刺激を実感できるのです。ワークショップは企業の新人研修、チームビルディング、商品企画のアイデア創出など、実務の場でも広く活用されています。

ワークショップの進行手順｜5つのステップ

ワークショップの進行では、参加者が積極的に意見を出し合い、試行錯誤を重ねながら解決策を生み出せる環境を整えることが重要です。

ここでは、進行役を初めて担当する方でも、参加者の主体性を引き出せるワークショップの進行手順を5つのステップで紹介します。

1. ワークショップの目的とゴールを共有する

ワークショップの最初に、目的とゴールを参加者にしっかり認識してもらうことが大切です。目的やゴールが曖昧なままでは、議論が散漫になり参加者も混乱してしまいます。

たとえば、企業の社員ワークショップであれば「部署間の連携を強化する」「顧客満足度向上のアイデアを創出する」といった具体的な目標を示すことで、参加者も主体的にワークショップに取り組みやすいでしょう。

2. アイスブレイクで場をほぐし、話しやすい雰囲気を作る

本格的な議論に入る前に、参加者の緊張をほぐして発言しやすい空気を作ります。堅い雰囲気のまま進めると、参加者が失敗や批判を恐れて、積極的に発言しにくくなってしまいます。

そこで、「最近の小さな成功体験を30秒で話してください」や、「今の気分を色で表現すると何色ですか」など、答えやすい質問を投げかけて全員が一言発言する機会を設けます。ワークショップのテーマに関連した質問でもよいでしょう。参加者の属性や関係性を考慮し、全員が安心して話せる話題を選ぶことが大切です。

3. 参加者が自分のアイデアをまとめる

参加者一人ひとりが自分の考えを整理する時間を設けます。テーマに対する自分なりの答えを付箋やワークシートに書き出してもらいましょう。文字にすることで考えがまとまり、発表でも話しやすくなります。

作業時間は10〜15分程度とし、事前に記入のコツや具体例を説明しておきます。途中で手が止まっている参加者には、進行役が巡回して個別に声をかけ、取り組みやすい環境を整えましょう。

4. グループ内でアイデアを共有して議論する

一人ひとりがアイデアを整理したあとは、次はチーム内で共有します。順番に発表しながら付箋を模造紙やホワイトボードに貼り出しましょう。この段階ではそれぞれのアイデアの良し悪しを判断せず、「それいいね」「おもしろい視点だね」といった肯定的な反応を心がけます。進行役は各グループを巡回し、議論が停滞した際にはヒントとなる質問を投げかけます。

全員のアイデアが出揃ったら、内容の共通点や関連性をもとに付箋をまとめてグループ化します。次に、各グループごとに話し合いながら適切なタイトルを付けます。時間に余裕があれば、「特に重要だと思う意見」「すぐに実現できそうな案」について議論し、チームとして実行すべきアイデアの優先順位を決めていきます。

5. アイデアを発表して、ワークショップを振り返る

ワークショップの締めくくりとして、グループごとに検討結果を発表し、全体で成果を共有します。発表では、メンバー全員がなんらかの役割を担うよう促します。完璧な発表ではなく、アイデアの核心部分や工夫したポイントを素直に伝えることを重視しましょう。各グループの発表後は、質疑応答の時間を設け、他チームからの質問や感想を受け付けます。

全発表終了後は必ず振り返りの時間を確保します。「今日得られた気付き」「印象に残った他チームのアイデア」「明日から試してみたいこと」を各自で確認し、学びを定着させましょう。

よくある進行トラブルと解決策

事前準備をおこなっても、ワークショップ当日に予期しないトラブルが発生することがあります。ここではよくあるトラブルと解決策をご紹介します。

途中で参加者の集中力が低下してしまう

ワークショップ中に参加者の集中力が低下することがあります。

長時間による疲労の蓄積や、進行役の説明が長引くことで、参加者の関心が薄れたり、肝心のグループワークの時間が削られたりします。説明は要点に絞り、作業の目的を的確に伝えましょう。

長時間にわたるワークショップの場合は途中に休憩を設け、参加者がワークショップに集中できるような環境を維持することが大切です。

話がまとまらず予定表どおりに進まない

参加者の議論が盛り上がって時間を超過したり、話し合いが進まず結論が出なかったりして、ワークショップが予定どおりに進行できなくなることがあります。

対策として、企画段階で「必ず完了させる項目」と「時間があれば実施する項目」を明確に分けておきましょう。進行が遅れた際は、重要な議論に集中し、補足的な議題は飛ばすといった判断も必要です。ただし、複数のグループが発表する場合は、全グループが等しく発表できるよう時間配分を調整しましょう。

会場や備品の準備不足で進行が滞る

会場の広さやレイアウト、備品の確認が不足すると、ワークショップの進行が滞ります。

たとえば、机や椅子が固定されていてグループ編成ができない、壁面が使えずに模造紙を貼れない、音響設備がなくて大人数に声が届かないといったトラブルが考えられます。また、付箋の不足、マジックペンのインク切れ、模造紙の破損など、備品準備の不備も進行を妨げる要因です。

事前に会場を下見できる場合は、備品の配置や動線を確認しておきましょう。さらにチェックリストを作成し、必要備品の確保やプロジェクターの接続確認など、細部まで確認しておくことが大切です。

進行上の工夫に加えて、会場選びもトラブル防止の大きなポイントです。参加人数や目的に合った会場を選ぶことで、ワークショップはよりスムーズに、成果のある場になります。

【規模別】おすすめの会場レイアウトと運営方法

ワークショップでは、参加人数に応じた適切な会場を選択することが重要です。参加者同士の距離感、発表方法、進行役の役割など、規模によって配慮すべきポイントが変わります。

ここでは小規模・中規模・大規模の3つに分けて、それぞれに適した会場レイアウトや運営方法を解説します。

小規模（20人以下）

小規模ワークショップでは、参加者全員の顔が見える口の字レイアウトが適しています。会場の面積は60平方メートル以内を想定し、座席間は1メートル程度の間隔を確保します。これにより、お互いの表情や反応を確認しながら、円滑に意見交換できる環境を整えます。

進行役は参加者の意見を引き出す役割を担い、「それについてどう思いますか？」「他の方はいかがでしょう？」といった問いかけで議論を深めます。参加者が考えをまとめる時間を与えることで、本音に近い意見や深い洞察が生まれやすくなります。

さらに、全員に明確な役割を与えることで参加意欲を高められます。リーダー、書記、タイムキーパー、質問役、まとめ役などを担当してもらい、全員が積極的にワークショップに関わる仕組みを作りましょう。

中規模（21〜60人）

中規模ワークショップでは、4〜6人の小グループを複数作り、ワークショップの内容に応じてメンバーを組み替える方法が有効です。島型テーブルを会場内に4〜15箇所設置し、グループ間の移動がスムーズになるよう十分な通路幅（1.5メートル以上）を確保します。会場の想定面積は60〜200平方メートル程度が適切です。

発表時は全グループが一箇所に集まれる中央スペースを設け、発表者が参加者全員を見渡せる配置にします。プロジェクターとホワイトボードを併用して視認性を高めることも重要です。進行では20分のグループワーク後に5分の発表タイムを設け、各グループの成果を短時間で共有します。進行役は各グループを巡回し、議論の方向性をサポートしながら、ワークショップの時間を管理します。

大規模（60人超）

60人を超える大規模ワークショップでは、メイン進行役1名とサブ進行役3〜4名による役割分担体制を構築します。参加者を4～6人のグループに分け、会場を4つのエリアに分割して各エリアに複数のグループを配置しましょう。サブ進行役が各エリアを担当し、メイン進行役は全体統制をおこないます。島型レイアウトの場合、想定面積は200平方メートル以上必要です。

参加者が多くなると、会場の奥や端の席からもスクリーンが見えるよう配慮する必要があります。人数によっては複数のスクリーンを設置します。たとえば大型スクリーン2面を会場前方と後方に配置すれば、どの席からでも少なくとも1つのスクリーンを確認できます。

また、各グループにタブレット端末を配布すれば、リアルタイムでの意見投稿と共有が可能です。メインスクリーンには全グループの進捗状況と成果物を常時表示し、他グループの取り組みを相互参照できる仕組みを作る方法もあります。

ワークショップ進行をスムーズにするには会場選びが重要

ワークショップ進行で失敗しないためには、会場選びも重要です。参加人数に応じた広さや、レイアウト変更の柔軟性、適切な音響環境など、会場の基本条件が整わなければ、入念に準備したワークショップも期待どおりの効果を発揮できません。本記事で解説した規模別の運営方法を参考にワークショップに適切な会場を選びましょう。

特に初めてワークショップを企画する方は、会場の下見をおこなうことをおすすめします。実際のレイアウトや備品配置をイメージしながら会場を選ぶことで、当日のトラブルを避けることができます。

KFC Hall ＆ Roomsでは、小規模から大規模までさまざまなタイプの会議室をご用意しております。企業研修やチームビルディングなど、ワークショップでのご利用実績も多数ございます。

KFC Hall ＆ Roomsの各会場の料金案内はこちら
充実した音響設備、豊富な備品を取り揃え、初めてワークショップを企画される方にも安心してご利用いただけます。事前の下見やご相談も承っておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

KFC Hall ＆ Roomsのお問い合わせはこちら