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ビジネスパーソンであれば、会議の進行役を任されることがあるでしょう。しかし実際に進行を任されると、「何から準備すればよいのか」「会議当日はどう進めたらよいのか」と不安になる方も多いのではないでしょうか。

会議を円滑に進めるためには、進行役として押さえておくべきポイントが数多くあります。本記事では、会議の進行役が担うべき役割や進行手順、会議進行の成功のコツをわかりやすく解説します。

会議の進行役の役割とは？

会議の進行役は会議全体をまとめる調整役を務めます。会議中は公平性を保ち、参加者の発言機会を均等に配分したり、議論が特定の方向に偏らないよう配慮します。

ここでは進行役が果たすべき役割について詳しく見ていきましょう。

会議の流れをコントロールする

進行役の重要な役割のひとつが、会議全体の時間管理です。限られた時間の中で確実に成果を出すためには、時間配分を意識した会議進行が欠かせません。

会議では複数の議題を扱うことが多いため、それぞれにどの程度の時間を割り当てるかを事前に決めておきましょう。序盤の議題に時間をかけすぎると、重要な決定事項が十分に検討できないまま会議が終了してしまう可能性があります。

進行役は常に時間を意識し、議論の進捗状況を把握しながら適切なタイミングで次の議題に促すことが大切です。

参加者から発言を積極的に引き出す

会議を活発にするには、参加者から意見を引き出すことが大切です。ところが、多くの人は発言に消極的になりやすいため、進行役が話しやすい環境を整える必要があります。

会議の導入部分でアイスブレイクを取り入れるのもひとつの方法です。簡単な自己紹介やちょっとした会話を通じて参加者の緊張をほぐし、自然に発言できる雰囲気を作ります。

さらに重要なのが、進行役の聞く姿勢です。参加者が「自分の意見がしっかりと理解されている」と実感できるよう、発言者の方に体を向け、しっかりとアイコンタクトを取りながら話を聞きます。適切なタイミングでうなづきや相づちを入れ、発言の内容を要約して「つまり○○ということですね」と理解を示すことで、参加者は安心して意見を述べやすくなります。

参加者全員の合意を図る

進行役の重要な役割のひとつが、参加者全員の合意を図ることです。これは単に多数決で決めたり、反対意見を押し切ったりすることではありません。

会議で合意を図るには、賛成意見だけでなく、反対意見や別の角度からの提案も積極的に引き出し、ホワイトボードなどに書き出して全員が見えるようにします。こうしてさまざまな意見を整理することで、「なぜその結論に至ったのか」という判断の根拠を参加者全員で共有できるようになります。

会議の最後には決定事項を実現するために「誰が何をいつまでにやるのか」を明確にします。

会議を円滑に進行する6ステップ

会議を円滑に進めるには、当日の会議進行だけではなく、事前準備や会議後のフォローも大切です。ここでは、効果的な会議運営のための6つのステップを順を追って解説します。

1. 目的・議題・ゴールを決定

会議の目的を明確にすることが重要です。たとえば、「新商品の販売戦略について情報を共有する」「売上低下の原因を解明する」など、会議で何を達成したいのかを具体的に示します。

次に議題を具体的に設定します。参加者が会議に招集された理由や会議で求められていることを理解できるよう、できるだけ詳細に伝えることが大切です。

最後に会議のゴールを決めます。「売上向上のための施策を3つ決める」や、「予算削減案を1つ選定する」といった具体的な目標を設定することで、会議のアウトプットが明確になります。

2. 日程調整と会議室の予約

目的や議題、ゴールが決まったら、会議日程を調整しましょう。参加者をリストアップし、会議の候補日時を複数設定します。

参加者へ候補日時を連絡し、各候補日の参加可否を回答してもらいます。全員の出席が難しい場合は、会議進行に欠かせないキーパーソンの都合を優先して開催日を決定することが望ましいでしょう。

会議の開催日時が決まったら、会議室を予約しましょう。参加人数に応じた規模の会場を準備します。会議室だけではなく、プロジェクターやマイクなどの用意、電源確保、座席配置などの準備も忘れないようにしましょう。

3. 会議進行の台本作成

会議進行の台本があれば、当日スムーズに進行できます。台本では進行役が各場面で何を言うべきかを具体的に記載しておきます。

完璧な原稿を用意する必要はありませんが、挨拶の例文や議題の要点、参加者への質問例、発言を促すタイミングなどを整理しておきましょう。

4. 進行のシミュレーション

会議当日に備えて、事前にシミュレーションを行っておきましょう。まず挨拶文や進行文を声に出して読む練習をします。黙読では気付かない言いにくい表現を発見でき、当日の言い間違いを防げます。

会議の時間配分も確認しましょう。各議題の開始・終了予定時刻を台本にメモしておくことで、議論が長引いた際に自然に時間調整ができるようになります。

また、会議室のレイアウトや機材の操作確認も重要です。プロジェクターやマイクなどの操作方法を事前にチェックしておきましょう。参加者の座席配置と名前も確認し、当日スムーズに案内できるよう準備します。

5. 当日の円滑な会議進行

会議当日は、準備した台本をもとに進行します。会議開始前には参加者への挨拶と出席確認を行い、会議の目的とゴールをあらためて参加者に伝えましょう。

進行中は準備した台本を活用しつつ、参加者の様子を観察して適切な対応を心がけます。意見交換ではさまざまな視点を引き出すよう配慮しましょう。議論が活発になった場合は、異なる意見を整理して共通点や相違点を明確にし、参加者が納得できる結論を導きます。各議題の終了時には主要なポイントをまとめ、参加者の理解を確認してから次の議題に移ります。

6. 議事録の作成と共有

議事録の作成と共有も進行役が関わる場合があります。議事録作成は必ずしも進行役の役割ではありませんが、会議の流れを理解している場合は、進行役が作成に協力したり、内容確認を行ったりすることがあります。

会議での発言や話し合いの内容を記録したメモから、重要なポイントを抽出して正式な議事録として文書化します。決定事項や今後のアクションを明確に記録し、参加者の認識のずれを防ぐことが重要です。

議事録は参加者以外の関係者にも配布されることもあるため、会議に参加していない人でも理解できるようにまとめましょう。

会議進行を成功させるコツ

ここまでで進行の流れを押さえました。次に、実際に進めるうえで役立つコツを紹介します。

会議進行を成果につなげるには、プロセスの理解に加え、進行役としてのスキルや配慮が求められます。そのための実践的なポイントを以下にまとめました。

会場を事前に確認する

特に外部の会場を利用する際は、当日のトラブルを避けるためにも、会場を事前に確認しましょう。

会場の内装やレイアウトを把握し、受付位置や参加者の動線、座席配置について事前にシミュレーションすることで、当日の運営がスムーズになります。

会場の設備面では、必要な機材が揃っているか、インターネット環境が必要な場合は、有線・無線の接続方法も確認しましょう。

時間配分を意識して進行する

会議を効率的に進めるためには、時間配分が大切です。会議開始時には全体のスケジュールと終了時刻を明確に伝え、参加者全員が時間内完了を意識できるようにします。

会議の途中で議論が本題から逸れてしまい、予定どおりに進行できない場合は、発言者への配慮を示しながら本題に戻す必要があります。「ご指摘の点は○○ということで理解しました。それでは元の議題に戻りますが」といった声かけで、相手の意見を受け止めながら進行を立て直しましょう。

参加者全員の意見を公平に扱う

偏った意見のみで結論を出さないように、進行役は参加者の声を公平に扱うよう努めましょう。特定の意見に賛成や反対の姿勢を示さず、各メンバーの意見を引き出す役割に徹します。

議論が対立した際も参加者が安心して発言できる環境づくりに努めます。「発言者への批判禁止」や「話の途中で遮らない」「反対意見には代替案を添える」といった会議参加のルールを設けるのもひとつの方法です。

環境が整った会場で会議進行をスムーズに

会議を円滑に進めるには、進行役のスキルだけではなく、会議室の環境も重要です。参加者が集中して議論に参加できる座席配置や各種機材が整っていることで、進行役は議論の進行に集中できるようになります。

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